سیستم های اطلاعاتی(Information Systems)و اثر بخشی آنها بر سازمانها

در یک سیستم اطلاعاتی داده های جمع آوری شده مورد پردازش قرار می گیرد و پس از آن ذخیره می شود و در مواردی که باید ,مورد استفاده قرار می گیرد تا بتواند در یک سازمان باعث اتخاذ تصمیمات مهمی شود و به مدیریت آن بپردازد.همچنین باعث رفع مشکلات درون سازمانی نیز می شود.

فعالیت سیستم های اطلاعاتی به چه صورت است؟

به طور خلاصه و کلی سیستم های اطلاعاتی سه وظیفه مهم را برعهده دارند:

1-ورود اطلاعات و داده ها

2-پردازش و تجزیه تحلیل داده ها 

3-خروج اطلاعات و داده ها

به عبارتی دیگر اطلاعات وارد سیستم شده و مورد تجزیه تحلیل و ارزیابی  قرار می گیرد و اطلاعات خام ورودی به شکلی قابل دسترس برای تمامی قسمتها درمی آید تا بخش های مختلف بتوانند از آن استفاده کنند و در نهایت اطلاعات به کمک سایر بخش ها می رود.

توجه به این نکته ضروری است که سیستم های اطلاعاتی از ابزار ها نرم افزار ها و رایانه های مختلفی تشکیل شده که مجموع این عوامل در کنار هم یک سیستم اطلاعاتی جامع را تشکیل می دهد و به خودی خود هیچ یک این توانایی را ندارند که به صورت فردی به اطلاعات مورد نظر سازمان دست یابند.

رایج ترین انواع سیستم های اطلاعاتی کدامند؟

از معروف ترین مدل ها, مدل هرمی چهار سطحی است که بر اساس نیاز های هر شرکتی طبقه بندی می شود و به ترتیب از پایین ترین سطح هرم تا بالای قله به شرح زیر است:

• سیستم های پردازش تراکنش
• سیستم های مدیریت اطلاعات
• سیستم های پشتیبانی تصمیم 
• سیستم های اطلاعات اجرایی

• سیستم های پردازش تراکنش(Transaction Process Systems-TPSs)

این مرحله که در پایین ترین سطح هرم قرار دارد و عمدتا به جمع آوری اطلاعات می پردازند و شاید بتوان گفت که مهم ترین بخش از سیستم های اطلاعاتی هستند و بدون این مرحله بخش های دیگر وجود نخواهند داشت.

نمونه هایی از بخش TPS

• سیستم های تعیین و محاسبه حقوق و دستمزد
• سیستم پردازش سفارشات افراد در هر زمینه ای 
• سیستم رزرو برای اماکن و جلسات و اقامتگاه های تفریحی
• سیستم های کنترل سهام
• سیستم های جابجایی پرداخت و انتقال وجه

• سیستم های مدیریت اطلاعات (Management Information Systems-MISs)

در این مرحله مدیریت اطلاعات ورودی اجرایی می شود و هیچ ارتباطی با محیط بیرون ندارد و فعالیت آن در حوزه درون سازمانی است.همچنین وظیفه پشتیبانی از مدیریت میانی و عملیاتی به وسیله همین مدیریت اطلاعات صورت می گیرد و بر عملکرد مدیران نظارت و از تصمیم گیری ها حمایت می کند.

نمونه هایی از MIS

• سیستم مدیریت فروش محصولات و ارائه خدمات 
• سیستم های انبارداری و کنترل موجودی
• سیستم های تخصیص بودجه
• مدیریت سیست های گزارش دهی
• مدیریت منابع 

• سیستم های پشتیبانی تصمیم (Decision Support Systems-DSSs)

در این بخش مدل ها به مرحله اجرایی شدن می رسند و پس از آن مورد نقد قرار می گیرد و راهنمایی است برای مدیران ارشد تا به کمک این مدل ها به اتخاذ تصمیمات بپردازند و همچنین بتوانند با شناسایی فرصت ها و تهدیدات به پیش بینی هایی از آینده دست یابند.

نمونه هایی از DSS

• سیستم های پشتیبانی تصمیم گروه (GDSS)
• پشتیبانی کامپیوتری برای انجام مشارکت های گروهی
• سیستم های حمل ونقل
• سیستم های برنامه ریزی مالی 

• سیستم های اطلاعات اجرایی(Executive Information Systems-EISs)

این مرحله که در بالاترین سطح هرم قرار دارد و سازماندهی اطلاعات از وظایف مهم آن است.به کمک آن مدیر ارشد می تواند از اوضاع داخلی شرکت باخبر بوده و یک تصویر کلی به آن ارائه می دهد و همچنین معیارهایی را برای ارزیابی در اختیار مدیر ارشد قرار خواهد داد.

به طور کلی وظیفه EIS ها سازماندهی و و ارائه الگوها و تحلیل ها از اطلاعات جمع آوری شده درون سازمانی و برون سازمانی جهت توانمند سازی مدیر ارشد در تصمیم گیری ها و  اجرایی شدن آنهاست.

اجزای سیستم های اطلاعاتی از چه بخش هایی تشکیل شده است؟

• سخت افزار ها که شامل تمامی تجهیزات و و دستگاه هاست.
• نرم افزارها که با آن می توان به تحلیل داده ها پرداخت.
• داده های خامی که جمع آوری شده وبه صورت دیسکت یا فلش است.
• افرادی که بر اساس آن و به خواست آنها اطلاعات شکل می گیرد.
• روشها و سیاست هایی که به وسیله آن از سخت افزار ها و نرم افزارها بهره می بریم.